Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo puede ser utilizada y divulgada la información médica relacionada con usted, sus derechos con respecto a dicha información, cómo puede acceder a ella y cómo presentar una queja en caso de violación a la privacidad o seguridad de su información médica o de sus derechos relacionados con dicha información. Tiene derecho a una copia de este aviso (en formato impreso o electrónico) y a analizarlo con el funcionario de privacidad si tiene alguna pregunta. Lea este aviso detenidamente.

United EAP Resources, Inc. será referido en este Aviso de prácticas de privacidad (“Aviso”) como el “Centro”. Este Aviso le es entregado por el Centro para describir las formas en que el Centro puede utilizar y divulgar su información médica, denominada “información médica protegida” (protected health information, PHI), y para notificarle sobre sus derechos respecto a dicha PHI en posesión del Centro. El Centro protege la privacidad de la PHI, la cual también está protegida por las leyes estatales y federales aplicables. En determinadas circunstancias, de conformidad con este Aviso, la autorización del paciente o las leyes y reglamentaciones aplicables, el Centro puede utilizar PHI o divulgarla a terceros. A continuación se presentan categorías que describen estos usos y divulgaciones, junto con algunos ejemplos para ayudarle a comprender mejor cada categoría. Este Aviso no aplica a la información médica que no esté sujeta a la HIPAA ni a leyes estatales similares de privacidad de información médica, ni a aquella información que sea utilizada o compartida de una forma que no permita identificarlo. Puede tener derechos adicionales conforme a la legislación estatal aplicable. Si la legislación estatal ofrece mayores protecciones de privacidad o derechos más amplios en relación con la PHI, cumpliremos con dichas leyes más estrictas.

USOS Y DIVULGACIONES PARA TRATAMIENTO, PAGO Y OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA

El Centro puede utilizar o divulgar su PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, como se describe con más detalle a continuación, sin necesidad de obtener una autorización por escrito de su parte.

Para tratamiento: el Centro puede utilizar y divulgar PHI durante la prestación, coordinación o gestión de su tratamiento médico, incluida la divulgación de PHI para actividades de tratamiento en otra unidad de atención médica. Este tipo de usos y divulgaciones pueden tener lugar entre médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes y otros profesionales de la salud que le brindan servicios de atención médica o están involucrados de alguna otra manera en su atención. Por ejemplo, si usted recibe tratamiento de un médico de atención primaria, ese médico puede necesitar usar o divulgar su PHI a un médico especialista a quien consulte con respecto a su afección, o a un enfermero que asista en su atención.

Para el pago: el Centro puede utilizar y divulgar la PHI con el propósito de cobrar el pago por los servicios de atención médica que le sean proporcionados. Por ejemplo, el Centro puede necesitar proporcionar la PHI a su plan de salud para recibir el reembolso por los servicios brindados o para determinar si los servicios previstos estarán cubiertos por dicho plan. El Centro también puede divulgar la PHI a otros proveedores de atención médica y planes de salud para las actividades de pago de dichos proveedores o planes.

Para operaciones de atención médica: el Centro puede utilizar y divulgar la PHI como parte de sus operaciones, incluidas actividades de evaluación y mejora de la calidad, como evaluar el tratamiento y los servicios que recibe, así como el desempeño de nuestro personal al atenderlo. Podemos compartir su información médica para fines de gestión de casos y coordinación de la atención. Otras actividades incluyen, entre otros: capacitación hospitalaria, actividades de evaluación de riesgos, cumplimiento normativo, planeación y desarrollo, y administración y gestión. El Centro puede divulgar la PHI a médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes, abogados, consultores, contadores y otras personas para fines de revisión y aprendizaje. Estas divulgaciones ayudan a garantizar que el Centro cumpla con todas las leyes aplicables y continúe brindando atención médica de alta calidad a los pacientes. Asimismo, el Centro puede divulgar la PHI a otros centros de atención médica y planes de salud para ciertos aspectos de sus operaciones, incluidas actividades de evaluación y mejora de la calidad, acreditación y revisión por pares, así como detección o cumplimiento relacionado con fraudes y abusos en el sistema de atención médica, siempre que dichos centros o planes hayan tenido, o tengan actualmente, una relación con el paciente que es objeto de la información.

Para compartir la PHI entre el Centro y el personal profesional: el Centro colabora con médicos y otros proveedores de atención que forman parte de su personal profesional para brindarle servicios médicos mientras sea paciente en el Centro. El Centro y los miembros de su respectivo personal profesional compartirán la PHI entre sí según sea necesario para llevar a cabo actividades relacionadas con tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Si un proveedor le brinda servicios a través de su práctica privada, utilizará y divulgará la PHI conforme a su propio aviso de prácticas de privacidad, el cual deberá revisar. Podemos divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica, centros de procesamiento de información médica o planes de salud en relación con su tratamiento, pago u operaciones de atención médica, según lo permita la ley.

Para fines de redes o intercambios de información médica: el Centro puede participar en ciertas redes o intercambios de información médica (Health Information Exchanges, HIE) para facilitar el intercambio seguro de su PHI de forma electrónica entre proveedores de atención médica y otras entidades médicas, con fines relacionados con su tratamiento, pago u otras operaciones de atención médica. Esto significa que podemos compartir la información que obtenemos o generamos sobre usted con entidades externas (como hospitales, consultorios médicos y farmacias), o podemos recibir la información que dichas entidades generan u obtienen sobre usted, con el fin de proporcionar un mejor tratamiento y coordinar sus servicios de atención médica. Este tipo de intercambio incluye información compartida con Surescripts, una base de datos nacional de historiales y recetas médicas. Queda inscrito automáticamente en dichas HIE. Si desea excluirse, comuníquese con nosotros. Si decide excluirse de dichas HIE, su información médica dejará de compartirse mediante dicho intercambio. Sin embargo, su decisión no afectará la información que ya se haya compartido antes de su exclusión.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES PARA LOS CUALES NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

Además de utilizar o divulgar la PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, el Centro puede utilizar y divulgar la PHI por escrito sin su autorización en las siguientes circunstancias, según lo permita o exija la ley correspondiente. Sin embargo, las leyes que rigen información sensible (incluida la información sobre salud conductual, trastornos por uso de sustancias y estado serológico de VIH) pueden limitar estas divulgaciones.

Según lo exija la ley y con fines de cumplimiento de la ley: el Centro puede utilizar o divulgar la PHI cuando así lo exija la ley. Asimismo, el Centro puede divulgar la PHI cuando así se le ordene en un procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a citatorios u órdenes de presentación de pruebas, para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo importante o persona desaparecida, en casos relacionados con heridas por arma de fuego u otras lesiones, sobre conductas delictivas, para informar un delito, su ubicación o víctimas, o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito, o con otros fines relacionados con el cumplimiento de la ley.

Para actividades de salud pública y riesgos de salud pública: el Centro puede, en cumplimiento con la ley correspondiente, divulgar la PHI a las autoridades gubernamentales encargadas de recopilar información sobre nacimientos y defunciones; prevenir y controlar enfermedades; informar casos de abuso o negligencia infantil y de otras víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica; reacciones adversas a medicamentos o defectos o problemas con productos; o para notificar a una persona que pudo haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.

Para actividades de supervisión de la salud: el Centro puede divulgar la PHI a organismos gubernamentales para actividades de supervisión autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones, licenciamiento o acciones disciplinarias, y otros procedimientos, acciones o actividades necesarias para monitorear el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes sobre derechos civiles.

A médicos forenses, médicos legistas y directores de funerarias: el Centro puede divulgar la PHI a médicos forenses, médicos legistas y directores de funerarias con el fin de identificar a un fallecido, determinar la causa de muerte o según sea necesario para que dichas partes puedan llevar a cabo sus funciones conforme a la ley aplicable.

Donación de órganos, ojos y tejidos: el Centro puede divulgar la PHI a organizaciones encargadas de la procuración de órganos para facilitar la donación y el trasplante de órganos, ojos y tejidos.

Investigación: en ciertas circunstancias, el Centro puede utilizar y divulgar la PHI con fines de investigación. En general, esto se haría con su autorización por escrito; sin embargo, en algunas situaciones, la ley permite utilizar o divulgar la PHI con fines de investigación sin necesidad de su permiso. Asimismo, podemos compartir su PHI con un asociado comercial que eliminará la información que lo identifique, de modo que la información restante pueda utilizarse para fines de investigación.

Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad: el Centro puede utilizar y divulgar la PHI al personal de las fuerzas del orden u otras personas adecuadas, para prevenir o reducir una amenaza grave a la salud o seguridad de una persona o del público en general. En ciertas circunstancias, la legislación estatal puede exigir dicha divulgación.

Demandas y disputas legales: si se encuentra involucrado en una demanda o disputa legal, el Centro puede divulgar su información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa.

Funciones gubernamentales especializadas: el Centro puede utilizar y divulgar la PHI del personal militar y de los veteranos bajo ciertas circunstancias, y también puede divulgar la PHI a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras funciones de seguridad nacional, así como para la prestación de servicios de protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, o bien, para llevar a cabo investigaciones especiales. Si usted es un recluso en un centro correccional, conforme a ciertas circunstancias podemos divulgar su PHI a dicho centro o a funcionarios de las fuerzas del orden. Esto puede ser necesario 1) para que la institución le brinde atención médica; 2) para proteger su salud y su seguridad o la de otras personas; o 3) para garantizar la seguridad del centro correccional y de su personal.

Indemnización laboral: el Centro puede divulgar la PHI para cumplir con la indemnización laboral u otras leyes similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

PHI desidentificada: el Centro puede desidentificar su información médica según lo permita la ley. El Centro puede utilizar o divulgar a terceros la información desidentificada para cualquier propósito, sin requerir autorización o consentimiento adicional por su parte, incluidos, entre otros, estudios de investigación y actividades de mejora de operaciones de atención médica.

Asociados comerciales: el Centro puede compartir la PHI con ciertos proveedores y contratistas que requieren dicha información para desempeñar funciones o servicios para el Centro, o en su nombre. Estos proveedores y contratistas se conocen como “asociados comerciales”. Para proteger su PHI, el Centro exige que los asociados comerciales acuerden por escrito salvaguardar adecuadamente su PHI y que solo la utilicen y divulguen para los fines permitidos conforme a la legislación aplicable.

Recordatorios: el Centro puede utilizar o divulgar su información médica protegida para contactarlo y recordarle sobre servicios importantes o citas programadas. Podemos contactarlo por correo postal, correo electrónico o teléfono. Podemos utilizar los números de teléfono que nos proporcione para dejar mensajes de voz o enviar mensajes de texto.

Beneficios y servicios relacionados con la salud; comercialización limitada: el Centro puede utilizar y divulgar la PHI para informarle sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés, como programas de manejo de enfermedades.

Divulgaciones para investigaciones de cumplimiento con HIPAA: el Centro debe divulgar su PHI al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services) (el “Secretario”) cuando este lo solicite con el propósito de investigar el cumplimiento de las normas de privacidad emitidas en virtud de la Ley federal de Portabilidad y Responsabilidad de Atención Médica (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996.

USOS Y DIVULGACIÓN A LOS QUE PUEDE OPONERSE:

Puede oponerse a los siguientes usos y divulgaciones de la PHI que el Centro puede realizar:

Comunicación con familiares o personas involucradas en su atención o en el pago de su atención: a menos que usted se oponga, su información médica protegida puede ser divulgada a un familiar, amigo u otra persona que compruebe que está involucrada en su atención médica o en el pago de la misma. Podemos compartir su PHI con estas personas si está presente o disponible antes de que la compartamos y no se opone a dicha divulgación, o si consideramos razonablemente que no se opondría. Si no está presente y ciertas circunstancias nos indican que sería en su mejor interés, compartiremos la información con un familiar, amigo u otra persona identificada por usted, en la medida en que sea necesario. Esto podría incluir compartir información con un familiar o amigo para que puedan recoger las recetas o los suministros médicos. Podemos informar a sus familiares o amigos que se encuentra en el Centro y proporcionar información general sobre su afección.

Directorios de pacientes: su información puede incluirse en un directorio de pacientes que únicamente se divulga a las personas que haya identificado como contactos durante su estancia en el hospital. Recibirá un código de paciente único que podrá proporcionar a estos contactos. Si desea excluirse del directorio de pacientes, infórmelo al personal del Centro.

Ayuda en caso de desastre: el Centro puede divulgar información médica sobre usted a una entidad que esté participando en labores de asistencia en casos de desastre, con el fin de que su familia sea notificada sobre su afección, estado y ubicación.

Recaudación de fondos: podemos utilizar o divulgar su PHI para contactarlo con fines de recaudación de fondos. Por ejemplo, podría recibir una carta solicitando una donación para apoyar la mejora en la atención a pacientes, tratamientos, educación o investigación. No obstante, tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones con fines de recaudación, y cualquier material relacionado con este tipo de actividades incluirá el procedimiento para optar por no recibirlas. Si opta por no participar, no volveremos a contactarlo con propósitos de recaudación de fondos, a menos que decida volver a participar.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE LA PHI PARA LOS CUALES SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

Otros tipos de uso y divulgación de su PHI que no se describen anteriormente solo se realizarán con su autorización o consentimiento por escrito, el cual tiene derecho a revocar por escrito. Sin embargo, dicha revocación no se aplicará a la PHI o a los expedientes conforme a la Parte 2 que ya hayan sido utilizados o divulgados con su permiso. Además, estamos obligados a obtener su autorización o consentimiento específico para los siguientes fines: (i) la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia; (ii) el uso y divulgación de la PHI que da como resultado el pago financiero por parte de un tercero cuyo producto o servicio esté siendo promocionado (excepto indemnizaciones que solo cubren nuestro costo por recordarle tomar o surtir su medicamento, o por comunicarnos sobre un medicamento o producto biológico que actualmente le haya sido recetado); o (iii) las divulgaciones que constituyan la venta de la PHI.

Uso y divulgación de registros de salud reproductiva: la ley federal reconoce y protege la confidencialidad de los servicios integrales de salud reproductiva, incluida la atención al aborto, y establece restricciones adicionales sobre el uso o divulgación de la PHI relacionada con la salud reproductiva. La atención a la salud reproductiva se define como la atención médica que afecta la salud de una persona en todos los aspectos relacionados con el sistema reproductivo y sus funciones y procesos. Esto incluye, entre otros, la anticoncepción, incluida la de emergencia; pruebas de detección y asesoría previas a la concepción; manejo del embarazo y afecciones relacionadas, incluidos pruebas de embarazo, atención prenatal, manejo de abortos espontáneos, tratamiento de preeclampsia, hipertensión durante el embarazo, diabetes gestacional, embarazo molar o ectópico, y la interrupción del embarazo; diagnóstico y tratamiento de la fertilidad e infertilidad, incluidas tecnologías de reproducción asistida y sus componentes, por ejemplo, fertilización in vitro (in vitro fertilization, IVF); diagnóstico y tratamiento de afecciones que afectan el sistema reproductivo (por ejemplo, perimenopausia, menopausia, endometriosis, adenomiosis); y otros tipos de atención, servicios y suministros utilizados para el diagnóstico y tratamiento de afecciones relacionadas con el sistema reproductivo (por ejemplo, mastografía, servicios nutricionales relacionados con el embarazo, productos para la atención posparto). El Centro tiene prohibido utilizar o divulgar cualquier PHI relacionada con la atención médica reproductiva para las siguientes actividades: (i) llevar a cabo investigaciones penales, civiles o administrativas contra una persona por el solo hecho de buscar, obtener, brindar o facilitar atención médica reproductiva; (ii) imponer sanciones penales, civiles o administrativas por el solo hecho de buscar, obtener, brindar o facilitar dicha atención; o (iii) identificar a una persona con cualquiera de esos fines. Buscar, obtener, brindar o facilitar la atención médica reproductiva incluye, entre otros: expresar interés en dicha atención; usarla, prestarla, financiarla, difundir información al respecto, organizarla, asegurarla, administrarla, autorizarla, brindarla, aprobarla, ofrecer orientación sobre la misma o tomar cualquier otra acción para acceder a servicios de atención médica reproductiva, o intentar cualquiera de las anteriores. Fuera de estas actividades prohibidas, el Centro puede continuar utilizando y divulgando la PHI relacionada con la atención médica reproductiva para los demás fines descritos en este Aviso.

La prohibición sobre el uso y divulgación de información de atención médica reproductiva solo aplica cuando la actividad relevante esté relacionada con una persona que esté buscando, obteniendo, brindando o facilitando dicha atención, y el Centro haya determinado razonablemente que:

• La atención médica reproductiva es legal conforme a la ley del estado en el que se brinda dicha atención bajo las circunstancias específicas. Por ejemplo: si una persona residente de un estado viaja a otro estado para recibir atención médica reproductiva, como un aborto, y esta es legal en el estado donde se brindó.
• La atención médica reproductiva está protegida, permitida o autorizada por la ley federal, incluida la Constitución de los Estados Unidos, conforme a las circunstancias en las que se proporciona, sin importar el estado en el que se proporcione. Por ejemplo, si el uso de un servicio de atención médica reproductiva, como anticonceptivos, está protegido por la Constitución.

Cuando la atención médica reproductiva haya sido proporcionada por alguien distinto del Centro, este puede presumir que fue legal, a menos que ocurra lo siguiente:

• El Centro tenga conocimiento real de que la atención no fue legal bajo las circunstancias en las que se brindó. Por ejemplo, un paciente informa a su médico que recibió atención médica reproductiva de una persona sin licencia, y el médico sabe que dicho servicio debe ser brindado por un proveedor de atención médica con licencia.
• La persona solicitante de la información proporcione hechos que constituyan una base sustancial para demostrar que la atención no fue legal bajo las circunstancias específicas en que fue proporcionada. Por ejemplo, un agente de la ley proporciona al plan de salud evidencia de que la atención fue brindada por una persona sin licencia, cuando la ley exige que dicha atención sea prestada por un profesional de la atención médica con licencia.

Cuando el Centro reciba una solicitud de PHI potencialmente relacionada con atención médica reproductiva con fines de actividades de supervisión de la salud, procesos judiciales o administrativos, propósitos de cumplimiento de la ley, o respecto de personas fallecidas, según se describió anteriormente, el Centro obtendrá una declaración jurada válida y firmada por parte de quien realiza la solicitud, en la que se afirme que el uso o divulgación no se realiza con un propósito prohibido, conforme a lo establecido en esta sección. Por ejemplo, si el Centro recibe una citación judicial de parte de un abogado para obtener expedientes médicos relacionados con una demanda civil de la que el paciente es parte, se requerirá dicha declaración jurada del abogado antes de proporcionar los expedientes. El Centro solo podrá divulgar información médica reproductiva con fines de cumplimiento de la ley cuando dicha divulgación no esté sujeta a la prohibición antes mencionada, sea requerida por la ley y cumpla con todas las condiciones aplicables conforme a la autorización de la HIPAA para usar o divulgar la PHI según lo exige la ley.

Uso y divulgación de registros de trastornos por uso de sustancias conforme a la Parte 2: la legislación federal protege la confidencialidad de los registros de pacientes con trastornos por uso de sustancias y establece restricciones adicionales sobre el uso o divulgación de dicha información médica. Un trastorno por uso de sustancias es un conjunto de síntomas cognitivos, conductuales y fisiológicos que indican que una persona continúa consumiendo una sustancia (como drogas o alcohol, pero sin incluir tabaco ni cafeína) a pesar de enfrentar problemas significativos relacionados con ese consumo, como pérdida de control, deterioro social, uso riesgoso y tolerancia y abstinencia farmacológica. En la medida en que el Centro ofrezca un programa cubierto por estas leyes, cumplirá con la legislación y regulaciones federales de Confidencialidad de los Registros de Pacientes con Trastornos por Uso de Sustancias que protegen la información relacionada con el diagnóstico, tratamiento y referencia para tratamiento de dichos trastornos. Consulte 42 U.S.C. 290dd-3 y 42 U.S.C. 290ee-3 para leyes federales, y la Parte 2 del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (42 CFR Parte 2), en adelante “Parte 2”. Además, si el Centro recibe registros que contengan información relacionada con trastornos por uso de sustancias, dichos registros también podrían estar protegidos por la Parte 2. Cuando corresponda, el Centro no divulgará sus registros de trastorno por uso de sustancias, ni el hecho de que esté inscrito en un programa conforme a la Parte 2, ni cualquier otra información que pudiera identificarlo como una persona con un trastorno por uso de sustancias (en conjunto, “Registros conforme a la Parte 2”), salvo en cumplimiento con esta sección.

Obtendremos su consentimiento por escrito para usar y divulgar sus Registros conforme a la Parte 2, salvo que la Parte 2 permita su uso o divulgación sin dicho consentimiento, en consonancia con sus disposiciones. A continuación, se describen las circunstancias bajo las cuales podríamos utilizar o divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 sin su consentimiento por escrito:

• Emergencias médicas. Podemos divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 al personal médico en la medida en que sea necesario para atender una emergencia médica legítima en la que no sea posible obtener su consentimiento previo por escrito, o en la que el Centro esté cerrado y no pueda prestar servicios ni obtener su consentimiento durante una emergencia temporal declarada por una autoridad estatal o federal como resultado de un desastre natural o de gran magnitud, hasta que reanudemos operaciones. El Centro obtendrá su autorización antes de divulgar su información para tratamientos no urgentes. También podemos divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 al personal médico de la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) que tenga motivos para creer que su salud pueda estar en riesgo debido a un error en la fabricación, etiquetado o venta de un producto bajo jurisdicción de la FDA, y que sus registros se usarán exclusivamente para notificarle a usted o a sus médicos del posible peligro.
• Investigación científica. En ciertas circunstancias, el Centro puede usar y divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 sin su consentimiento para fines de investigación. Por lo general, obtendremos primero su consentimiento por escrito; sin embargo, en determinados casos, podemos estar autorizados a usar o divulgar sus registros para fines de investigación sin su consentimiento, en la medida en que lo permitan las regulaciones de la HIPAA, la FDA y el HHS relacionadas con la investigación en sujetos humanos, cuando se haya concedido una exención de consentimiento.
• Auditorías de gestión y financieras y evaluación de programas. En ciertas circunstancias, podemos usar o divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 para llevar a cabo auditorías o evaluaciones financieras y de gestión de programas. Por ejemplo, podemos divulgar su información identificable a agencias gubernamentales federales, estatales o locales que otorguen asistencia financiera al programa conforme a la Parte 2 o que estén legalmente autorizadas para regular sus actividades. También podemos usar o divulgar su información identificable a personal calificado que realice funciones de auditoría o evaluación en representación de cualquier persona que proporcione asistencia financiera al programa conforme a la Parte 2, incluidos terceros pagadores o planes de salud que cubran su tratamiento, Organizaciones de mejoramiento de calidad (Quality Improvement Organization, QIO), sus contratistas, subcontratistas, representantes legales o entidades con control administrativo directo sobre nuestro programa.
• Salud pública. Podemos usar o divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 a una autoridad de salud pública para fines relacionados con la salud pública. Sin embargo, el contenido de la información divulgada será desidentificado conforme a los requisitos de las regulaciones de la HIPAA de manera que no exista una base razonable para creer que dicha información pueda ser utilizada para identificarlo.
• Recaudación de fondos. Conforme a lo indicado en otras secciones de este Aviso, también podemos usar o divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 para fines de recaudación de fondos.

Usos y divulgaciones con el consentimiento del paciente. Podemos usar y divulgar sus registros cuando usted otorgue su consentimiento que cumpla específicamente con los requisitos de la Parte 2.

• Persona o entidad designada. Podemos usar y divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 de acuerdo con el consentimiento otorgado a cualquier persona o categoría de personas identificadas o designadas de forma general en dicho consentimiento. Por ejemplo, si proporciona un consentimiento por escrito en el que nombra a su cónyuge o a un proveedor de atención médica, compartiremos su información médica con ellos conforme a lo establecido en dicho consentimiento.
• Consentimiento único para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También podemos usar y divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 cuando otorgue un consentimiento único para todos los usos y divulgaciones futuras con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según lo permitido por las regulaciones de la HIPAA, hasta que revoque dicho consentimiento por escrito.
• Registro central o programa de manejo de abstinencia. Podemos divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 a un registro central o a cualquier programa de tratamiento o manejo de abstinencia con el propósito de evitar inscripciones múltiples, con su consentimiento por escrito. Por ejemplo, si consiente en participar en un programa de tratamiento para el consumo de drogas, podemos divulgar su información al programa correspondiente para coordinar la atención y evitar una inscripción duplicada.
• Sistema de justicia penal. Podemos divulgar información contenida en sus Registros conforme a la Parte 2 a personas dentro del sistema de justicia penal que hayan condicionado la resolución de un proceso penal en su contra a su participación en un programa conforme a la Parte 2. El consentimiento por escrito debe establecer que será revocable tras el paso de un periodo de tiempo específico o la ocurrencia de un hecho determinado y verificable. Dicha fecha u ocurrencia no podrá ser posterior a la resolución final de la liberación condicional u otra medida vinculada al consentimiento otorgado. Por ejemplo, si otorga su consentimiento, podemos informar a un funcionario designado por el tribunal sobre su estado de tratamiento como parte de un acuerdo legal o condición de sentencia.
• Programa de monitoreo de medicamentos con receta (Prescription Drug Monitoring Program, PDMP). Podemos informar sobre cualquier medicamento recetado o dispensado por el Centro al programa estatal de monitoreo de medicamentos controlados correspondiente, si así lo exige la legislación estatal aplicable. Antes de informar dicha información, obtendremos su consentimiento por escrito para divulgar sus Registros conforme a la Parte 2 a dicho programa.

Otros usos y divulgaciones.

• Ningún Registro conforme a la Parte 2, ni testimonio que revele el contenido de dichos Registros, podrá ser usado o divulgado en un procedimiento civil, administrativo, penal o legislativo en su contra, a menos que otorgue un consentimiento específico por escrito (distinto de cualquier otro consentimiento), o que un tribunal emita una orden adecuada. Sus Registros conforme a la Parte 2 solo podrán ser usados o divulgados con base en una orden judicial que se emita una vez que usted, el Centro o cualquier otro titular del Registro conforme a la Parte 2 haya recibido notificación y la oportunidad de ser escuchado, conforme a lo dispuesto en la Parte 2. Toda orden judicial que autorice el uso o divulgación de los Registros conforme a la Parte 2 deberá ir acompañada de una citación u otro mandato legal similar que obligue a divulgar dicha información antes de que pueda utilizarse o divulgarse.
• La Parte 2 no protege la información relacionada con un delito cometido en las instalaciones del Centro o en contra de personal del Centro, ni protege información relacionada con amenazas de cometer tales delitos. Tampoco prohíbe la divulgación de información por parte del Centro para denunciar casos de sospecha de abuso o negligencia infantil conforme a la legislación estatal ante las autoridades estatales o locales competentes. Las restricciones sobre el uso y la divulgación establecidas en la Parte 2 no correspondan a las comunicaciones de Registros conforme a la Parte 2 entre el personal que necesite acceder a dicha información en el cumplimiento de sus funciones relacionadas con el diagnóstico, tratamiento o derivación para tratamiento de pacientes con trastornos por uso de sustancias, siempre que dichas comunicaciones se realicen dentro del programa (o con una entidad que tenga control administrativo directo sobre el programa), ni a las comunicaciones con una organización de servicios calificada cuando dicha información sea necesaria para que la organización preste servicios a, o en nombre del Centro (similar a lo establecido en este Aviso respecto de los asociados comerciales).En la medida en que la legislación estatal correspondiente imponga normas más estrictas que las de la Parte 2 respecto de cómo podemos usar o divulgar su información médica, cumpliremos con la legislación estatal más estricta.
• Tenga en cuenta que si los Registros conforme a la Parte 2 son divulgados a nosotros o a nuestros asociados comerciales conforme a su consentimiento por escrito para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, nosotros o nuestros asociados comerciales podremos usar y divulgar dicha información médica sin necesidad de nuevo consentimiento por escrito, en la medida en que las regulaciones de la HIPAA permitan dichos usos y divulgaciones, y siempre en consonancia con las demás disposiciones de este Aviso relacionadas con la PHI.

REQUISITOS REGLAMENTARIOS

El Centro está legalmente obligado a mantener la privacidad de su información médica protegida, a proporcionar a las personas un aviso sobre sus obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto a dicha información, y a cumplir con los términos descritos en este Aviso. Tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI y a sus Registros conforme a la Parte 2:

Puede solicitar al Centro que restrinja el uso y la divulgación de su PHI. El Centro no está obligado a aceptar las restricciones que usted solicite; sin embargo, si el Centro accede a dichas restricciones, quedará obligado a cumplirlas, salvo en situaciones de emergencia. Estamos obligados y aceptaremos su solicitud de no divulgar la PHI sobre ciertos productos o servicios de atención médica a su plan de salud con fines de pago u operaciones de atención médica, cuando haya obtenido esos productos o servicios directamente con nosotros y los haya pagado en su totalidad y de su bolsillo. Su solicitud debe hacerse por escrito y dirigirse al funcionario de privacidad. En su solicitud, debe indicar (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea que apliquen las restricciones.

Tiene derecho a solicitar que las comunicaciones que el Centro le dirija respecto a su PHI se realicen por determinados medios o en lugares específicos. Por ejemplo, puede solicitar que dichas comunicaciones se realicen a su dirección de trabajo o por correo electrónico en lugar de correo postal. Estas solicitudes deben hacerse por escrito y dirigirse al funcionario de privacidad. El Centro cumplirá con sus solicitudes razonables sin exigirle una justificación.

En general, tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de su PHI mantenida en un conjunto de registros designado por el Centro, si presenta una solicitud por escrito al Departamento de Registros Médicos del Centro. Un “conjunto de registros designado” es un grupo de registros mantenido por o para el Centro que incluye expedientes médicos, registros de gestión de casos, registros de facturación y otros registros utilizados total o parcialmente para tomar decisiones sobre usted. Este conjunto no incluye notas de psicoterapia ni información recopilada o preparada para procedimientos civiles, penales o administrativos. Tampoco estamos obligados a proporcionarle acceso o copias de la PHI que estén sujetas a leyes que prohíban dicho acceso. Tiene este derecho mientras la PHI se mantenga dentro de un conjunto de registros designado. En un plazo de treinta (30) días a partir de la recepción de su solicitud (plazo que podrá extenderse por treinta [30] días adicionales), el Centro le informará en qué medida su solicitud ha sido aprobada o rechazada. En algunos casos, el Centro podrá proporcionarle un resumen de la PHI solicitada si acepta previamente dicho resumen y los honorarios asociados. Si solicita copias de su PHI o acepta recibir un resumen, el Centro podrá imponer una tarifa razonable basada en los costos, para cubrir gastos de copiado, envío postal y otros costos relacionados. Si solicita una copia electrónica de su PHI que el Centro mantiene en formato electrónico, el Centro, en la medida en que lo exija la ley, le proporcionará una copia electrónica y lo hará en el formato electrónico solicitado por usted, si dicha información es fácilmente reproducible en ese formato. Si el Centro deniega el acceso a su PHI, se le explicará el fundamento de la denegación, así como su derecho a que dicha negativa sea revisada por un profesional de la atención médica con licencia (que no haya participado en la decisión inicial), designado como funcionario revisor. Si el Centro no mantiene la PHI que usted solicita, pero sabe dónde se encuentra, le indicará cómo redirigir su solicitud.

Si usted considera que su PHI contenida en un conjunto de registros designado mantenido por el Centro contiene un error o necesita ser actualizada, tiene derecho a solicitar que la entidad corrija o complemente su PHI. La solicitud debe hacerse por escrito al Departamento de Registros Médicos del Centro (Facility Medical Records Department) y debe explicar por qué solicita la enmienda. Dentro de los sesenta (60) días de recibir su solicitud (a menos que se extienda por treinta (30) días adicionales), el Centro le informará en qué medida su solicitud ha sido concedida o no. Por lo general, el Centro puede rechazar su solicitud si esta se refiere a PHI: (i) que no fue creada por el Centro; (ii) que no forma parte del conjunto de registros designado mantenido por el Centro; (iii) que no está sujeta a inspección por usted; o (iv) que es precisa y está completa. Si se rechaza su solicitud, el Centro le entregará una denegación por escrito que explica el motivo de la denegación y sus derechos a: (i) presentar una declaración en desacuerdo con la denegación; (ii) presentar una solicitud para que cualquier divulgación futura de la PHI relevante se realice con una copia de su solicitud y la denegación del Centro adjunta, si no presenta una declaración de desacuerdo; y (iii) presentar una queja sobre la denegación.

Por lo general, tiene derecho a solicitar y recibir una lista de las divulgaciones de su PHI que el Centro haya realizado durante los seis (6) años anteriores a su solicitud. La lista no incluirá ciertas divulgaciones exentas, como aquellas (i) para las cuales usted ha proporcionado una autorización por escrito; (ii) para tratamiento, pago y operaciones de atención médica; (iii) realizadas a usted; (iv) para un directorio de pacientes del Centro o a personas involucradas en su atención médica; (v) para fines de seguridad nacional o inteligencia; (vi) a instituciones correccionales o funcionarios encargados de hacer cumplir la ley; o (vii) de un conjunto de datos limitado. Debe enviar dicha solicitud por escrito al funcionario de privacidad y, dentro de los siguientes sesenta (60) días de recibir su solicitud (a menos que se extienda por treinta (30) días adicionales), el Centro le responderá sobre el estado de su solicitud. La entidad le proporcionará la lista sin costo alguno, pero si realiza más de una solicitud en el mismo año, se le cobrará una tarifa razonable basada en los costos por cada solicitud adicional. Se le notificará el monto de dicha tarifa, y podrá retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurra en cualquier gasto. Si solicita un historial de divulgaciones de Registros conforme a la Parte 2 realizadas con base en su consentimiento por escrito en los tres (3) años anteriores a la fecha de su solicitud (o durante un período más corto que determine), le proporcionaremos dicho historial conforme a los requisitos de la HIPAA y la Parte 2. Cuando entren en vigor regulaciones que exijan dichos historiales conforme a la HIPAA y la Parte 2, proporcionaremos al paciente un historial de divulgaciones de registros para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica solo cuando tales divulgaciones se hayan realizado mediante un expediente médico electrónico y solo durante los 3 años anteriores a la fecha en que se solicite dicho historial.

Tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso si lo solicita, incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente. Para obtener una copia impresa de este Aviso, comuníquese con el funcionario de privacidad (la información de contacto se proporciona más adelante).

Tiene derecho a recibir un Aviso en caso de que ocurra una vulneración de confidencialidad, el cual le será proporcionado conforme a la legislación correspondiente.

Tiene derecho a solicitar o autorizar que cierta información electrónica de salud le sea transmitida a usted, o a otra persona u organización, mediante una interfaz de programación de aplicaciones (Application Programming Interface, “API”). Las API son mecanismos de codificación informática que permiten que dos o más aplicaciones o programas informáticos electrónicos se comuniquen entre sí y compartan información. El Centro está legalmente obligado a cumplir con las solicitudes relacionadas con transmisiones a través de la API, salvo en ciertas excepciones. Comprende que la información de salud transmitida por medio de una API, a solicitud suya, dejará de estar bajo la protección y control del Centro; ya no estará sujeta a las protecciones y derechos descritos en este Aviso; y puede ya no estar sujeta a las mismas leyes, reglamentos, políticas o procedimientos relativos a su confidencialidad, seguridad, privacidad, uso o divulgación. Entiende y acepta que solicita al Centro transmitir su información por medio de una API bajo su propio riesgo y asume toda la responsabilidad por las consecuencias de dicha acción tomada por el Centro siguiendo su instrucción. El Centro le exhorta a que confirme con el destinatario de la información cualquier protección aplicable de confidencialidad, seguridad o privacidad respecto a la información transmitida, antes de presentar una solicitud al Centro para transmitir su información mediante una API.

Tiene derecho a designar a un representante personal, como una persona con poder notarial médico, para que actúe en su nombre y ejerza estos derechos cuando usted no pueda hacerlo. Su representante personal podrá estar autorizado para ejercer sus derechos y tomar decisiones respecto a su PHI. Antes de actuar conforme a la solicitud del representante, el Centro confirmará que dicha persona tiene la autoridad necesaria y puede actuar en su representación.

AVISO DE REDIVULGACIÓN: la PHI que se divulgue conforme a este Aviso puede estar sujeta a redivulgación por parte del receptor y podría dejar de estar protegida por la HIPAA. Las leyes aplicables al receptor podrían limitar su capacidad de usar y divulgar la PHI recibida, por ejemplo, si dicho receptor es otra entidad cubierta por la HIPAA o un programa o entidad sujeta a la Parte 2.

CAMBIOS A ESTE AVISO: el Centro se reserva el derecho de modificar los términos de este Aviso y sus políticas de privacidad, y de aplicar los nuevos términos a toda la PHI que actualmente mantiene y a cualquier PHI que reciba en el futuro. Antes de que el Centro realice un cambio importante en sus políticas de privacidad, revisará rápidamente este Aviso y publicará un nuevo Aviso en las áreas de registro y admisión. También se publicará una copia del nuevo Aviso en nuestro sitio web. El Aviso contendrá la fecha de entrada en vigor en la última página.

QUEJAS: puede presentar una queja relacionada con la HIPAA ante el Centro si considera que se han violado sus derechos de privacidad respecto a su PHI, comunicándose con el funcionario de Privacidad del Centro y presentando una queja por escrito. Para comunicarse con el Centro por cualquier asunto relacionado con este Aviso, escriba o llame a:

Funcionario de Privacidad
United EAP Resources, Inc.
6100 Tower Circle, Suite 1000
Franklin, TN 37067
(877) 728-7746

El Centro no lo penalizará ni tomará represalias contra usted por presentar una queja de la HIPAA sobre sus prácticas de privacidad. También tiene derecho a presentar una queja ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos en 200 Independence Avenue, S.W., Washington, DC, o puede llamar al 1-877-696-6775 o visitar www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/

La violación de la legislación y normativas federales sobre los registros relacionados con trastornos por uso de sustancias por parte de un programa conforme a la Parte 2 constituye un delito. Puede informar sobre presuntas violaciones de la Parte 2 al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos de la misma manera que se informan las violaciones de la HIPAA.

O a la Administración de Servicios de Salud Mental y Abuso de Sustancias (Substance Abuse and Mental Health Services Administration, SAMHSA) a:

SAMHSA Center for Substance Abuse Treatment (CSAT)
5600 Fishers Lane
Rockville, MD 20857

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con el Centro indicado anteriormente o con la línea directa de Cumplimiento del Centro: 1 (833) 854-7417 o acadia.ethicspoint.com.

Vigente a partir del 23/SEP/2013. Fecha de revisión: 04/JUN/2025.